SGML Käyttäjäkerho ry:n hallituksen kokous 21.4.1998

 

Pöytäkirja

  
 Paikka:  Remtec Systems, Ltd., Innopoli, Espoo  
 Aika:    21.4.1998 klo 18.00  
 Läsnä:   Jörgen Westerling (puheenjohtaja)  
          Oskari Heinonen (sihteeri)  
          Anneli Haimi  
          Mika Klemettinen  
          Outi Lehtinen  
          Jukka-Matti Löppönen  
          Erja Nikunen  
          Kimmo Rytkönen  
 

Esityslista
* Kokouksen avaaminen. 
* Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. 
* Hallituksen jäsenten roolien määrittäminen. 
* WWW-sivujen päivittäminen. 
* Jäsenrekisterin ajantasaistaminen. 
* Jäsenten erottaminen. 
* Jäsentilaisuus 29.4.1998 Nokialla. 
* Liittyminen Tietotekniikan liitto ry:hyn. 
* Yhteistyö SGMLUG Swedenin kanssa. 
* Yhteistyö Suomen tekniset dokumentoijat ry:n kanssa. 
* SGML Finland 98. 
* Muut asiat. 
* Seuraava kokous. 
* Kokouksen päättäminen. 
 
Kokouksen kulku
Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 18.02.
  
Kokous todettiin laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
Hallituksen jäsenten roolien määrittäminen
Valittiin seuraavat yhdistyksen toimihenkilöt:
  
varapuheenjohtaja: Oskari Heinonen
 
rahastonhoitaja: Kimmo Rytkönen
 
tiedottaja: Mika Klemettinen
 
webmaster: Jukka-Matti Löppönen
 
jäsenrekisterinhoitaja: Jukka-Matti Löppönen.
 

Päätettiin, että sihteerin toimi on kiertävä. Keskustelun jälkeen päätettiin, ettei 
nimitetä jäsentilaisuusvastaavaa.

WWW-sivujen päivittäminen
Helpotetaan yhdistyksen jäseneksi liittymistä toteuttamalla jäsenilmoittautumislomake 
ja täydentämällä maksuyhteystiedot. Lisätään WWW-sivuille yhdistyksen toimihenkilöiden 
yhteydenottotietoja, erityisesti jäsenrekisterinhoitajan tiedot. Päivitetään 
sivuille yhdistyksen voimassa olevat säännöt ja lisätään puuttuvat kokousten pöytäkirjat.
Kehitetään sivujen visuaalisuutta ja rakennetta. Kootaan sivuille linkkilista 
suomalaisista SGML:ään liittyvistä WWW-sivuista. Päätettiin, että jäsenluetteloa 
yhteystietoineen ei laiteta julkisesti näkyville WWW-sivuille.
  
Jäsenrekisterin ajantasaistaminen
Jäsenrekisteri päivitetään ajantasalle täydentämällä kansainväliseltä 
käyttäjäkerholta saatu listaus tiliotteiden perusteella. Jäsenrekisteri 
kannattanee toteuttaa Access-sovelluksena; päätettiin kuitenkin ensiksi 
tiedustella saisiko kansainväliseltä käyttäjäkerholta käyttöön valmiin sovelluksen. 
Jäsenkohtaisen viitenumeron generointia varten jäsenille tarvitaan rekisteriin 
jäsennumerot. Päivitysten kansainvälisen käyttäjäkerhon rekisteriin on 
tapahduttava riittävän usein, ennen kunkin jäsenlehden ilmestymistä.

Jäsenten erottaminen
Päätettiin, että vuoden 1998 jäsenmaksun maksamatta jättäneet jäsenet 
erotetaan viimeistään syysseminaariin mennessä. Jäsenrekisterin päivityksen 
jälkeen asianosaisille lähetetään muistutus jäsenmaksusta.
  
Jäsentilaisuus 29.4.1998 Nokialla
Tilaisuuteen on jo noin 30 ilmoittautunutta. Päätettiin jakaa tilaisuudessa 
seuraavaa raporttia, mikäli näitä Tekesiltä saadaan: Virpi Lyytikäinen, 
Rakenteisuuden hyödyntäminen elektronisissa dokumenteissa: SGML-pohjaisen 
dokumentaation tutkimus ja käyttö Suomessa 1997, teknologiakatsaus 57/98, Tekes.
  
Liittyminen Tietotekniikan liitto ry:hyn
Tietotekniikan liittoon olisi mahdollista liittyä joko
  
yhteisöjäseneksi jäsenyhdistykseen(a) tai
liiton jäsenyhdistykseksi(b).
 
 
Tapa a. ei tarjoa yhdistykselle merkittäviä hyötyjä. 
Tapa b. nostaisi yhdistyksen jäsenmaksua huomattavasti, ja jäsenmaksun keräisi 
luultavasti Tietotekniikan liitto. Jäsenmaksuun sisältyisi Tietotekniikan liiton 
jäsenetuja, muun muassa lehtiä: 295 mk (Tietoviikko), 340 mk (Tietoviikko ja MikroPC); 
opiskelijoille 195 mk (Tietoviikko), 240 mk (Tietoviikko ja MikroPC). 
Jos henkilö kuuluu jo johonkin Tietotekniikan liiton jäsenyhdistykseen, 
lisäyhdistysjäsenmaksu on 75 mk. (Edellä mainitut ovat vuoden 1998 jäsenmaksuja.) 
Yhdistykselle palautuva jäsenmaksuosuus olisi pienempi kuin nykyinen jäsenmaksu, 
minkä aiheuttama vajaus olisi jotenkin korjattava.
 
Päätettiin selvittää täsmällisesti jäsenyhdistykseksi liittymisen taloudelliset 
vaikutukset ja järjestää aiheesta tämän jälkeen jäsenkysely. Liittymisprosessi ei 
voi olla kovin joutuisa, sillä liityttäessä yhdistyksen sääntöjä juoduttaisiin
muuttamaan. Mika Klemettinen jatkaa asian selvittämistä.
  
Yhteistyö SGMLUG Swedenin kanssa
Puheenjohtaja jatkaa yhteistyötunnusteluja.
  
Yhteistyö Suomen tekniset dokumentoijat ry:n kanssa
Postituslistoja on hyödynnetty tilaisuuksista ilmoittamiseen puolin ja toisin. 
STD:n sopii tuoda itseään julki myös Nokian jäsentilaisuudessa.
  
SGML Finland 98
Puheenjohtaja esittää jäsenistölle kutsun osallistua syysseminaarin ideointiin 
ja järjestelyihin. Sovittiin alustavasti, että muodostuva järjestelykomitea 
kokoontuu 5.5.1998, mistä sovitaan myöhemmin tarkemmin. Seminaarin pitopaikka 
on mahdollisesti Jyväskylä.
  
Muut asiat
Päätettiin hankkia WWW-sivuilla tällä hetkellä käytössä olevan logon 
(tagin näköinen) alkuperäiset tiedostot, jotta englanninkielisen logon teksti 
voidaan korjata muotoon "SGML Users Group Finland". Tämä yhdenmukaistetaan 
myös WWW-sivuilla ja muussa käytössä.
 
Seuraava hallituksen kokous pidetään keskiviikkona 27.5.1998 klo 18.00 ravintola 
Töölönrannassa.
  
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.59.